Як правильно застосовувати номерні пломби

Застосування номерних пломб на підприємствах, як правило, не є самоціллю. Пломби застосовуються з метою досягнення схоронності товарно-матеріальних цінностей, забезпечення контролю за доступом у приміщення, розмежування відповідальності персоналу та ін

I. ДІЙТЕ СИСТЕМНО

1. Продумайте Ваш новий діловий процес: з якою метою Ви плануєте застосовувати номерні пломби? Який результат Ви хочете отримати?
2. Спочатку придбайте невелику партію пломб і використовуйте ваш новий порядок у дії. При необхідності, перегляньте, відкоригуйте свій порядок застосування.
3. Перевірте Вашу порядок: поставте себе на місце потенційного зловмисника і спробуйте «обійти» Вашу систему. Оцініть ймовірність таких «атак».
4. Закріпіть порядок застосування номерних пломб в документах, прийнятих у Вашій компанії: в інструкціях, положеннях, наказах. Узгодьте ці документи із зацікавленими підрозділами і затвердите їх у керівництва.
5. Проведіть навчання всього задіяного у процесі персоналу, в тому числі інструкцій по застосуванню вибраних для застосування пломб. Навчайте знову прийнятих співробітників і перевіряйте результати навчання проведенням атестацій.
6. Офіційно запустіть Ваш новий процес розпорядженням керівництва і періодично контролюйте його.
7. Корегуйте процес у міру розвитку Вашого підприємства.

II. ВИБЕРІТЬ ПРАВИЛЬНУ ПЛОМБУ

1. Врахуйте вимоги до виробника і постачальників:

• виробники і постачальники повинні мати стійкої діловою репутацією і дорожити нею – у сфері продуктів для забезпечення безпеки це надзвичайно важливо;
• регулярність поставок вибраних вами пломб повинна гарантуватися – ви повинні бути захищені від перебоїв у вашому новому порядку;
• виробники і постачальники повинні контролювати рух сигнальних пристроїв від моменту виробництва до вашої компанії через врахування їх індивідуальних номерів і інших спеціальних ознак – у вас повинна бути можливість простежити весь життєвий цикл застосованої вами пломби;
• прийміть до уваги вартість пломби, зіставте її з можливими втратами, які Ви хочете запобігти;
• прийміть до уваги можливість організації проведення незалежних експертиз застосовуються пломб постачальником.

2. Врахуйте характеристики захищених об'єктів і виберіть відповідну по конструкції пломбу. Зокрема, врахуйте:

• конструктивні особливості опечатувати об'єктів – підбирайте пломбу з відповідними розмірами (наприклад, довжиною та діаметром хвостової частини);
• матеріали, з яких виготовлений об'єкт – підбирайте пломбу з відповідними властивостями (наприклад, підберіть тип матеріалу пломб-наклейок);
• експлуатаційні особливості опечатувати об'єктів – підбирайте пломбу з необхідною міцністю та іншими властивостями (наприклад, врахуйте, закріплені чи опечатываемые двері машини);
• тривалість часу, протягом якого об'єкт буде знаходитися в опечатаному стані.

3. Врахуйте умови зовнішнього середовища, і виберіть відповідає цим умовам по конструкції і матеріалам пломбу. Зокрема, врахуйте:

• кліматичні умови (діапазон температур, опади, вологість);
• хімічну агресивність середовища (наприклад, якщо поруч розташовуються нафтопродукти);
• наявність вимог до пожежної безпеки або інших спеціальних вимог (характерно для «небезпечних виробничих об'єктів»).

4. Врахуйте кількість захищених об'єктів в обороті:

• якщо кількість захищених об'єктів велике, прийміть до уваги можливість використання пломби з нанесеним на них штрих-кодом – це дозволить враховувати номери пломби автоматизовано, в програмному забезпеченні, і при цьому уникнути помилок ручного введення номера пломби.

5. Врахуйте рівень кримінальної обстановки і цінність захищених об'єктів:

• вибирайте пломбу з відповідною кількістю ступенів захисту від підробки;
• вибирайте пломбу з якісною індикацією про несанкціонованому розтину.

III. ВРАХУЙТЕ ЗАГАЛЬНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ПРОЦЕСУ ЗАСТОСУВАННЯ СИГНАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ

Загальні рекомендації щодо закупівлі та зберігання

1. Не рекомендується надавати можливість замовлень у постачальника невизначеному колу співробітників, призначте одного відповідального. Постачальник не повинен приймати замовлення у інших осіб.
2. Підтримуйте певну кількість пломб на складах всіх територіально відокремлених підрозділів. Розміщуйте замовлення у постачальника завчасно, з урахуванням строків виготовлення і доставки обраної вами пломби в кожне територіально відокремлений підрозділ.
3. Врахуйте наявність модифікацій по температурі використання обраної вами пломби. Правильно розраховуйте обсяги закупівель і застосовуйте морозостійкі модифікації в холодну пору року.
4. При отриманні пломб від постачальника рекомендується відкласти 2-3 шт. з кожної надходить партії і не використовувати їх 1 рік після зняття останнього екземпляра СУ з даної партії. Такі відстрочені пломби повинні бути враховані і промарковані таким чином, щоб забезпечити можливість їх порівняння з будь-яким контрольованим або знімається пломбами.
5. До зберігаються пломбам не повинно бути вільного доступу, рекомендується зберігати їх окремо від інших складських запасів. Доступ до пломбам повинен бути тільки у уповноваженого працівника, який буде видавати їх для застосування.
6. Зберігання і транспортування пломб повинні здійснюватися строго з дотриманням допустимих умов: температури, вологості тощо, вказаних в інструкції з експлуатації конкретної пломби.

Загальні рекомендації щодо обліку номерних пломб

1. Рекомендується поставити облік найменувань, маркування та номерів застосованих пломб на усіх етапах їх життєвого циклу всередині підприємства:

• замовлення;
• надходження;
• розподілу;
• видачі для застосування;
• застосування (установки);
• контролю;
• зняття;
• здачі на зберігання;
• утилізації.

2. Облікові дані повинні містити такі відомості:

• дата, час та місце операції;
• найменування, маркування і номер пломб;
• ПІБ особи, що здійснює операцію;
• номер чи інший ідентифікаційний ознака опечатываемого об'єкта (для вантажів, що відправляються, - номер транспортного засобу, пункт призначення вантажу, П.І.Б. водія транспортного засобу).

3. Рекомендується поставити оперативний кількісний облік нових пломб за всіма територіально відокремленим підрозділам з метою виявлення зниження залишків і завчасного розміщення замовлення у постачальника.

Загальні рекомендації щодо встановлення сигнальних пристроїв

1. Рекомендується доручати опечатування саме тим співробітникам, які відповідають за кількісні та/ або якісні показники товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), які перебувають у опечатываемом об'єкті (сховище, контейнера тощо), або відповідальним за відсутність несанкціонованого доступу всередину опечатувати об'єктів, або контролюючим відсутність такого доступу.
2. Опечатування слід проводити в суворій відповідності з інструкцією по експлуатації застосовуваної пломби.
3. Після установки пломби слід перевірити надійність її замикання в відповідності з інструкцією по експлуатації.

Загальні рекомендації щодо зняття сигнальних пристроїв

1. Зняття пломби повинні здійснювати тільки уповноважені на це працівники.
2. Перед снятием пломбы необходимо убедиться в отсутствии следов её вскрытия, нарушения или механических повреждений в соответствии с инструкцией по эксплуатации. При этом необходимо обратить внимание на пластичность материала, изменение цвета, наличие разрывов, разрезов, деформаций, наличие следов нагрева (замораживания) или химического воздействия. Обязательно нужно проверить соответствие наименования (внешнего вида), маркировки и номера пломбы данным учёта и/или сопроводительной документации (журналам, транспортным накладным и т.п.).
3. Снятие пломбы следует проводить строго в соответствии с инструкцией по эксплуатации.
4. В случае обнаружения следов вскрытия пломбы или признаков нарушения её целостности, снятие необходимо производить в присутствии комиссии с составлением соответствующих актов.
5. Не следует допускать разбрасывания снятых пломб. Снятые пломбы необходимо хранить в течение установленного времени (как правило, истечения срока давности по претензиям к количеству и/или качеству защищаемых ТМЦ). Режим хранения снятых пломб должен быть таким же строгим, как и для новых.

Дана технологія збереження розроблена групою компаній СИЛТЭК®, р. Москва, яка є практичним втіленням системного підходу до забезпечення схоронності.
Бажаємо успіху в забезпеченні збереження ТМЦ!