Як правильно застосовувати номерні пломби

Застосування номерних пломб на підприємствах, як правило, не є самоціллю. Пломби застосовуються з метою досягнення збереження товарно-матеріальних цінностей, забезпечення контролю за доступом у приміщення, розмежування відповідальності персоналу.

I. ДІЙТЕ СИСТЕМНО

1. Продумайте Ваш процес застосування охоронних пломб: з якою метою Ви плануєте застосовувати номерні пломби? Який кінцевий результат Ви хочете отримати?
2. Спочатку придбайте невелику партію пломб і спробуйте ваш новий порядок у дії. При необхідності, перегляньте, відкоригуйте свій порядок застосування.
3. Перевірте Ваш порядок: поставте себе на місце потенційного зловмисника і спробуйте «обійти» Вашу систему. Оцініть ймовірність таких «спроб».
4. Закріпіть порядок застосування номерних пломб в документах, прийнятих у Вашій компанії: в інструкціях, положеннях, наказах. Узгодьте ці документи із зацікавленими підрозділами і затвердите їх у керівництва.
5. Проведіть навчання всього задіяного у процесі персоналу, в тому числі інструкцій по застосуванню вибраних для застосування пломб. Навчайте знову прийнятих співробітників і перевіряйте результати навчання проведенням атестацій.
6. Офіційно запустіть Ваш новий процес розпорядженням керівництва і періодично контролюйте його.
7. Корегуйте процес у міру розвитку Вашого підприємства.

II. ВИБЕРІТЬ ПРАВИЛЬНУ ПЛОМБУ

1. Врахуйте вимоги до виробника і постачальників:

• виробники і постачальники повинні мати стійку ділову репутацію і дорожити нею – у сфері безпеки це надзвичайно важливо;
• регулярність поставок вибраних вами пломб повинна гарантуватися – ви повинні бути захищені від перебоїв у вашому новому порядку;
• виробники і постачальники повинні контролювати рух кожної пломби від моменту виробництва до вашої компанії через врахування їх індивідуальних номерів і інших спеціальних ознак – у вас мусить бути можливість простежити весь життєвий цикл застосованої вами пломби;
• прийміть до уваги вартість пломб у всьому процессі, порівняйте її з можливими втратами, які Ви хочете запобігти;
• прийміть до уваги можливість організації проведення незалежних експертиз пломб що будете застосовувати.

2. Врахуйте характеристики захищених об'єктів і виберіть відповідну по конструкції пломбу. Зокрема, врахуйте:

• конструктивні особливості опечатувати об'єктів – підбирайте пломбу з відповідними розмірами (наприклад, довжиною та діаметром хвостової частини);
• матеріали, з яких виготовлений об'єкт – підбирайте пломбу з відповідними властивостями (наприклад, підберіть тип матеріалу пломб-наклейок);
• експлуатаційні особливості опечатувати об'єктів – підбирайте пломбу з необхідною міцністю та іншими властивостями (наприклад, врахуйте, чи закріплені двері автівки що буде опломбовуватися);
• тривалість часу, протягом якого об'єкт буде знаходитися в опечатаному стані. Виключіть можливість випадкового порушення цілісності пломби.

3. Врахуйте умови зовнішнього середовища, і виберіть відповідає цим умовам по конструкції і матеріалам пломбу. Зокрема, врахуйте:

• кліматичні умови (діапазон температур, опади, вологість, сонячна сторона);
• хімічну агресивність середовища (наприклад, якщо поруч розташовуються нафтопродукти);
• наявність вимог до пожежної безпеки або інших спеціальних вимог (характерно для «небезпечних виробничих об'єктів»).

4. Врахуйте кількість захищених об'єктів в обороті:

• якщо кількість захищених об'єктів велике, прийміть до уваги можливість використання пломби з нанесеним на них штрих-кодом – це дозволить враховувати номери пломби автоматизовано, в програмному забезпеченні, і при цьому уникнути помилок ручного введення номера пломби.

5. Врахуйте рівень кримінальної обстановки і цінність захищених об'єктів:

• вибирайте пломбу з відповідною кількістю ступенів захисту від підробки;
• вибирайте пломбу з якісною індикацією про несанкціоноване втручання.

III. ВРАХУЙТЕ ЗАГАЛЬНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ПРОЦЕСУ ЗАСТОСУВАННЯ СИГНАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ

Загальні рекомендації щодо закупівлі та зберігання

1. Не рекомендується надавати можливість замовлень у постачальника невизначеному колу співробітників, призначте одного відповідального. Постачальник не повинен приймати замовлення у інших осіб!
2. Підтримуйте певну кількість пломб на складах всіх територіально відокремлених підрозділів. Розміщуйте замовлення у постачальника завчасно, з урахуванням строків виготовлення і доставки обраної вами пломби в кожне територіально відокремлений підрозділ.
3. Врахуйте наявність модифікацій по температурі використання обраної вами пломби. Правильно розраховуйте обсяги закупівель і застосовуйте морозостійкі модифікації в холодну пору року.
4. При отриманні пломб від постачальника рекомендується відкласти 2-3 шт. з кожної надходить партії і не використовувати їх 1 рік після зняття останнього екземпляра пломби з даної партії. Такі відстрочені пломби повинні бути враховані і промарковані таким чином, щоб забезпечити можливість їх порівняння з будь-якою пломбою що знімається з об'єкта.
5. До місця де зберігаються пломби не повинно бути вільного доступу, рекомендується зберігати їх окремо від інших складських запасів. Доступ до пломб мусить бути тільки у уповноваженого працівника, який буде видавати їх для застосування.
6. Зберігання і транспортування пломб мусять здійснюватися строго з дотриманням допустимих умов: температури, вологості тощо, вказаних в інструкції з експлуатації конкретної пломби.

Загальні рекомендації щодо обліку номерних пломб.

1. Рекомендується поставити облік найменувань, маркування та номерів застосованих пломб на усіх етапах їх життєвого циклу всередині підприємства:

• замовлення;
• надходження;
• розподілу;
• видачі для застосування;
• застосування (установки);
• контролю;
• зняття;
• здачі на зберігання;
• утилізації.

2. Облікові дані повинні містити такі відомості:

• дата, час та місце операції;
• найменування, додаткове маркування і номер пломби;
• ПІБ особи, що здійснює операцію;
• номер чи інший ідентифікаційна ознака об'єкта що пломбується (для вантажів, що відправляються, - номер транспортного засобу, пункт призначення вантажу, П.І.Б. водія транспортного засобу або експедитора).

3. Рекомендується поставити оперативний кількісний облік нових пломб за всіма територіально відокремленим підрозділам з метою виявлення зниження залишків і завчасного розміщення замовлення у постачальника.

Загальні рекомендації щодо встановлення сигнальних пристроїв

1. Рекомендується доручати опечатування саме тим співробітникам, які відповідають за кількісні та/ або якісні показники товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), які перебувають на об'єкті (сховище, контейнери тощо), або відповідальним за відсутність несанкціонованого доступу всередину опечатувати об'єктів, або контролюючим відсутність такого доступу.
2. Опечатування слід проводити в суворій відповідності з інструкцією по експлуатації застосовуваної пломби.
3. Після установки пломби слід перевірити надійність її замикання в відповідності з інструкцією по експлуатації.

Загальні рекомендації щодо зняття сигнальних пристроїв

1. Зняття пломби повинні здійснювати тільки уповноважені на це працівники.
2. Перед зняттям пломби необхідно упевнитися у відсутності слідів втручання, техничні параметрии, порушення та механічні пошкодження у відповідності з інструкцією по експлуатації. При цьому необхідно звернути увагу на пластичність матеріалу, зміна кольору, наявність розривів, розрізів, деформацій, наявність слідів нагріву (заморожування) чи хімічного впливу. Обов'язково потрібно перевірити відповідність найменування (зовнішнього вигляду), маркування та номера пломби даним обліку та/або супровідної документації (журналам, транспортним накладним тощо).
   Зняття пломби слід проводити строго відповідно до інструкції з експлуатації.
   У разі виявлення слідів втручання до пломби або ознак порушення її цілісності, зняття необхідно проводити у присутності комісії зі складанням відповідних актів.
   Не слід допускати розкидання знятих пломб. Зняті пломби необхідно зберігати протягом встановленого часу (як правило, закінчення терміну давності за претензіями до кількості та/або якості ТМЦ, що захищаються). Режим зберігання знятих пломб має бути таким самим суворим, як і для нових.

Дана технологія збереження розроблена та є практичним втіленням системного підходу до забезпечення збереженості.
Бажаємо успіху в забезпеченні збереження ТМЦ!